ChatGPTに“伝わる”ビジネス文章を作ってもらう！
- 長谷川
- 4月4日
- 読了時間: 5分
プロンプト次第で成果が変わる、ビジネス活用の極意
はじめに：AIは“使い方”がすべて
「ChatGPTでメール作ったけど、なんかイマイチ」「ビジネス文ってお願いしても、どこか他人行儀で使いにくい」
そんな経験ありませんか？実はこれ、ChatGPTの性能の問題ではなく、“プロンプト（指示文）”の出し方の問題です。
本記事では、あなたの代わりにChatGPTが伝わるビジネス文章を作るためのプロンプト例を、メール／報告書／企画書／お礼状／問い合わせ対応などカテゴリ別に紹介。コピペで使えるテンプレや、プロンプト作成のコツも解説します。
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INDEX
1. ChatGPTでできるビジネス文書の種類一覧
2. プロンプトの基本構造を押さえよう
3. よく使うビジネス文章のプロンプト例【カテゴリ別】
4. ChatGPTのプロンプトをうまく使う5つのコツ
5. よくあるプロンプトの失敗パターンと改善例
6. 実際に使える！テンプレ一覧まとめ（コピーOK）
まとめ：プロンプト力が、ビジネス力を伸ばす鍵になる
1. ChatGPTでできるビジネス文書の種類一覧
まずは、ChatGPTで作成できるビジネス文書の代表例を整理しておきましょう。
用途 | 文章の例 |
社内向け連絡 | メール、チャット、報告、日報など |
社外向け連絡 | 取引先への連絡、お礼メール、案内文 |
提案・企画 | 企画書、提案書、プレゼン資料の下書き |
お知らせ・案内 | イベント通知、休業案内、製品紹介など |
問い合わせ対応 | クレーム、質問、返答メールなど |
マニュアル・手順書 | 操作説明、FAQ、社内資料など |
2. プロンプトの基本構造を押さえよう
プロンプトとは、「ChatGPTにしてほしいことを伝える文章」のことです。
うまく伝えるには、以下の4つの要素を組み込むのがポイントです：
目的：何のための文章か？
対象：誰に向けた文章か？
トーン：丁寧／カジュアル／フレンドリー／硬め…？
情報：入れてほしい具体的な内容
3. よく使うビジネス文章のプロンプト例【カテゴリ別】
ここからは実際に使えるプロンプト例をカテゴリ別に紹介します。
① 社内メール（連絡・報告）
📌 プロンプト例：
上司に向けた進捗報告メールを作ってください。
件名・宛名・本文・締めの挨拶を含めてください。
文章はビジネス向けの丁寧な言葉遣いでお願いします。
以下が報告内容です：
・プロジェクトAの進捗：全体の80%
・遅れの理由：外部業者の納品遅れ
・今後の対応：納品後、3日以内に調整予定
💡 出力される文章（例）：件名：プロジェクトA進捗のご報告○○部長お疲れ様です。○○です。プロジェクトAの現在の進捗状況についてご報告いたします。…（以下省略）② 社外メール（依頼・お礼）
📌 プロンプト例：
取引先の担当者に資料送付のお願いをするビジネスメールを作ってください。
相手は初対面ではなく、数回やり取りがある関係です。
丁寧かつスムーズな文面でお願いします。
💡 出力される文章（例）：○○株式会社 ○○様いつもお世話になっております。株式会社△△の○○です。早速ですが、先日の打ち合わせでお話しいただいた資料を、ご共有いただけますと幸いです。…（以下略）③ 提案書・企画書の下書き
📌 プロンプト例：
新しいSNSキャンペーンの企画書の構成案を考えてください。
目的：20代女性への認知拡大
特徴：Instagramをメイン、インフルエンサー活用
必要な項目：背景／目的／ターゲット／施策内容／スケジュール
💡 出力される内容（例）：【SNSキャンペーン企画書構成】背景目的（20代女性に向けたブランド認知の拡大）ターゲット属性具体的施策内容（Instagramキャンペーン・インフルエンサー活用）実施スケジュール期待される効果…など④ お礼状・挨拶文
📌 プロンプト例：
お客様にサービス利用後のお礼メールを作ってください。
文面はビジネス向けで、丁寧かつ温かみのある内容にしてください。
💡 出力される文章（例）：○○様このたびは弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございました。今後もご満足いただけるサービス提供を目指してまいります。…（以下略）⑤ 問い合わせ・クレーム対応
📌 プロンプト例：
お客様から「商品の到着が遅れている」という問い合わせに対する 返信メールを作ってください。 誠意を持って丁寧に対応しつつ、原因と対応予定を伝える内容にしてください。
💡 出力される文章（例）：○○様このたびは弊社商品のお届けに関し、ご不便をおかけしておりますこと、心よりお詫び申し上げます。現在、配送業者との連携により、○月○日にお届け予定でございます。…（以下略）4. ChatGPTのプロンプトをうまく使う5つのコツ
①「誰に・何のために」書くのかを明確に伝える
→ 相手が上司なのか、顧客なのかで文体が変わります。
② 出力形式を指定する
→ 例：「件名・宛名・本文・締め」を入れて、など。
③ 使ってほしいキーワード・内容は具体的に
→ 「納期：○月○日」「件名：○○について」など。
④ トーン（丁寧／カジュアル）を指定する
→ ChatGPTは空気が読めないので、トーン指示は必須。
⑤ 出力が長すぎたら「要約して」と頼める
→ 「300文字以内にまとめて」も有効！
5. よくあるプロンプトの失敗パターンと改善例
失敗パターン | 改善ポイント |
「メールを作って」だけ | → 用途、相手、伝えたい内容を具体的に |
「提案書書いて」だけ | → 構成項目、目的、背景なども伝える |
トーンを指定しない | → 丁寧／カジュアル／親しみやすく…など |
出力が長すぎて使いにくい | → 「300文字以内に要約」と指示する |
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