スマホをビジネスに最大活用！効率的な使い方とは？
- 長谷川
- 2023年5月13日
- 読了時間: 4分
更新日：3月7日
スマートフォンは今や仕事に欠かせないツールの一つとなっています。
しかし、使い方次第では生産性を向上させるどころか、逆に仕事の効率を下げてしまうこともあります。
この記事では、ビジネスパーソンがスマホを最大限活用し、効率的に仕事をこなすための方法を詳しくご紹介します。
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INDEX
1. スマホを「仕事専用モード」にカスタマイズ
2. スマホを活用したタスク管理術
3. スマホで資料作成・編集
4. コミュニケーションの効率化
5. セキュリティ対策
まとめ
1. スマホを「仕事専用モード」にカスタマイズ
スマートフォンには、仕事の効率を向上させるための設定が数多く存在します。
以下の方法で、仕事モードの環境を整えましょう。
1-1. 通知の管理
仕事中にスマホの通知が頻繁に来ると、集中力が削がれてしまいます。
以下のように通知を最適化しましょう。
仕事用アプリのみ通知を許可：SlackやMicrosoft Teamsなどのビジネスアプリの通知のみをオンにする。
おやすみモードを活用：業務時間外は仕事の通知をオフにし、プライベートの時間を確保する。
メール通知を絞る：重要なメールの通知のみを受け取る設定に変更。
1-2. ホーム画面の整理
仕事に必要なアプリだけをホーム画面のフォルダにまとめ、無駄なアプリを削減しましょう。
たとえば：
仕事用フォルダ：「メール」「カレンダー」「タスク管理」「クラウドストレージ」
コミュニケーション：「Zoom」「Slack」「Teams」
ツール：「スキャナーアプリ」「ノートアプリ」
1-3. ショートカットを活用
スマホのウィジェット機能やショートカット機能を使い、よく使うアプリや設定をワンタップで開けるように設定しましょう。
2. スマホを活用したタスク管理術
仕事をスムーズに進めるためには、タスク管理が不可欠です。スマホを使って効率的にタスク管理を行う方法を紹介します。
2-1. タスク管理アプリを活用
以下のアプリを使うことで、タスクの進捗を可視化し、管理がしやすくなります。
Todoist：シンプルで使いやすいタスク管理アプリ。
Trello：ボード型の管理で、プロジェクトの進捗が一目で分かる。
Microsoft To Do：OutlookやMicrosoft 365と連携が可能。
2-2. カレンダーアプリでスケジュールを一元管理
スマホのカレンダーを活用して、仕事のスケジュールを管理しましょう。
Google カレンダー：リマインダー設定や予定の共有が可能。
Outlook カレンダー：ビジネスメールと一体化し、予定を簡単に管理。
TimeTree：チームでのスケジュール共有に便利。
2-3. 音声入力でタスク登録を素早く
スマホの音声入力機能を使うと、手を使わずにタスクを登録できます。GoogleアシスタントやSiriを活用すると、タスク追加が簡単です。
3. スマホで資料作成・編集
スマホがあれば、出先でも資料作成や編集が可能です。
おすすめのアプリと活用法を紹介します。
3-1. クラウドストレージを活用
Google Drive：ドキュメントやスプレッドシートをクラウド上で管理。
Dropbox：大容量ファイルの保存や共有に便利。
OneDrive：Microsoft Officeと連携が可能。
3-2. モバイル版オフィスアプリを活用
Microsoft Word / Excel / PowerPoint：PCと同様に資料作成が可能。
Google ドキュメント / スプレッドシート：リアルタイムで共同編集が可能。
3-3. スキャンアプリで紙資料をデジタル化
紙の書類をスマホでスキャンし、デジタルデータとして管理できます。
CamScanner
Adobe Scan
Microsoft Office Lens
4. コミュニケーションの効率化
ビジネスにおいて、スマホを活用したコミュニケーションの最適化も重要です。
4-1. チャットツールの活用
メールよりもスピーディーにやりとりできるチャットツールを活用しましょう。
Slack：社内コミュニケーションに最適。
Microsoft Teams：会議やファイル共有もスムーズ。
LINE WORKS：LINEのビジネス版。
4-2. ビデオ会議をスムーズに
スマホを使ってどこでも会議に参加可能。
Zoom
Google Meet
Microsoft Teams
4-3. 音声入力でメモを取る
議事録作成やアイデア出しに音声入力を活用しましょう。
Google Keep：音声メモをテキスト化。
Notion：プロジェクトごとにメモを整理。
5. セキュリティ対策
スマホを業務に使うなら、セキュリティ対策も万全にしましょう。
5-1. 二段階認証を設定
GoogleやMicrosoftアカウントは二段階認証を設定し、不正アクセスを防ぎます。
5-2. VPNを活用
公共のWi-Fiを使用する際は、VPNを使って安全な通信を確保しましょう。
5-3. リモートワイプ機能を設定
スマホを紛失した際に、リモートでデータを消去できる設定を有効にしておきましょう。
まとめ
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