ビジネスパーソンにおすすめ！メール術

仕事でのメールはどの様な内容で送っていますか？

先方に資料を送る、アポをとる、イベントの案内などいろいろな場面でメールを使いますが、読み手・相手の立場になって本文を作れていますか？

今回は、ビジネスパーソンにおすすめメール術を紹介します。

INDEX

・メールで意識する事

・メール作成のポイント

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メールを作成する時、必ず意識しなければならないのが「端的に内容を伝える」ことです。

端的に内容を伝えることで、読み手に何を伝えたいかが分かりアクションを起こしてもらいやすくなります。

例えは、件名だけでメールの内容が直ぐに分かるものにし、本文でも伝えたいことに直ぐに目が行く構成にする。このようなメールを送ることで多忙な相手にも、何を伝えたいのか、何を確認すれば良いのかが分かりやすくなります。

またメールの内容も要点をまとめ端的にすることです。いろいろ伝えたいことがあるかもしれませんが、相手は多忙でることを意識し相手の立場になってメールを作成しましょう。長文の内容では印象にも残りませんし、アクションを起こそうと思ってももらえません。

メール作成のポイント

・日程調整の時

スケジュール調整は候補日をこちらから3～4に絞って送ることです。また時間帯もできるだけ明確にすることです。例えば「〇日の午前中はいかがでしょう」と言われれば午前中すべてを空けておかなければならなくなります。「〇日の9時から11時の間はいかがでしょう」と言われると、その間で1時間程度の時間を空ければよいので予定を組みやすくなります。

・改行を使い分ける

長い文章で自然改行の本文は非常に見づらいです。改行は20文字から30文字を目安にすることが進められていますが、文字数にこだわるより、見やすさを意識して改行するようにしましょう。

・要点をまとめる

要点だけをまとめたメールは非常に分かりやすいです。長い文章のままのメールは、読み手は非常に見づらいです。伝えたいことがいっぱいあるかもしれませんが、補足があり過ぎると相手は覚えていることが少なくなります。要点をまとめ端的な本文にしましょう。

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メールを作成するときは「端的に内容を伝える」ことを意識し、読み手が見やすい構成で伝えようとしていることが直ぐに分かるよう作成することが重要です。